W dzisiejszym świecie, w którym informacje są jednym z najcenniejszych zasobów każdego przedsiębiorstwa, zachowanie poufności danych stało się niezwykle istotne. Wiele firm współpracuje z różnymi kontrahentami, dostawcami czy partnerami biznesowymi, dzieląc się poufnymi informacjami w celu realizacji wspólnych projektów. Aby zapewnić bezpieczeństwo informacji i uniknąć ich nieuprawnionego ujawnienia, konieczne jest zawarcie umowy o zachowaniu poufności. W niniejszym artykule przyjrzymy się bliżej temu zagadnieniu i omówimy, dlaczego umowa o zachowaniu poufności z kontrahentem jest kluczowym krokiem w ochronie informacji biznesowych.
Umowa o zachowaniu poufności
Umowa o zachowaniu poufności, zwana również NDA (ang. Non-Disclosure Agreement), to kontrakt, który określa warunki i zasady dotyczące ochrony poufności informacji przekazywanych między stronami. Stronami omawianej umowy jest strona otrzymująca dostęp do informacji poufnych oraz strona ujawniająca te informacje. Podpisanie takiej umowy daje firmie udostępniającej swoje dane pewne zabezpieczenie oraz zapewnienie, iż jej poufne informacje będą chronione przed ujawnieniem lub wykorzystaniem przez kontrahenta w sposób niezgodny z zamiarem współpracy.
Co do zasady, NDA może znaleźć również zastosowanie przy umowach zawieranych m.in.:
- między pracodawcą a pracownikiem,
- przy zbyciu udziałów w spółce,
- z podwykonawcami.
Umowa o zachowaniu poufności zazwyczaj odnosi się do określonego rodzaju informacji, które mają być objęte tajemnicą przedsiębiorstwa.
Elementy umowa o zachowaniu poufności
Umowa o zachowaniu poufności nie została uregulowana w polskim ustawodawstwie. Zawierając NDA strony powinny kierować się zasadą swobody umów, nie naruszając oczywiście przepisów obowiązującego prawa oraz zasad współżycia społecznego.
Pomimo braku uregulowania ww. instytucji w przepisach, w polskiej doktrynie ugruntowały się elementy, które powinny znaleźć się w umowie o zachowaniu poufności. Co do zasady, NDA powinna zawierać:
- określenie stron,
- czas trwania umowy,
- określenie informacji poufnych,
- cel zawarcia umowy o zachowaniu poufności,
- określenie środków bezpieczeństwa, które strony wprowadzą w celu ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa,
- wskazanie działań, które strony mają podjąć po zakończeniu umowy,
- określenie skutków oraz kar w razie niedochowania postanowień umownych.
Kiedy warto zawrzeć umowę o zachowaniu poufności?
Umowa o zachowaniu poufności powinna być zawierana przed rozpoczęciem współpracy z kontrahentem oraz przed ujawnieniem jakichkolwiek poufnych informacji. Jest to kluczowy krok w procesie ochrony informacji biznesowych i minimalizacji ryzyka ich nieuprawnionego ujawnienia.
Jakie są korzyści płynął zawarcia umowy o zachowaniu poufności?
Podpisanie umowy o zachowaniu poufności przynosi liczne korzyści dla firm, tj. m.in.:
- ochrona poufnych informacji przed nieuprawnionym ujawnieniem,
- zwiększenie zaufania między stronami współpracy,
- zabezpieczenie przed utratą konkurencyjności na rynku,
- ułatwienie egzekwowania roszczeń w przypadku naruszenia umowy.
Podsumowanie
Umowa o zachowaniu poufności z kontrahentem jest niezbędnym narzędziem w ochronie informacji biznesowych i zabezpieczeniu interesów firmy. Dzięki jej zawarciu możliwe jest skuteczne zabezpieczenie poufnych danych przed nieuprawnionym ujawnieniem i wykorzystaniem przez kontrahenta. Warto więc zadbać o to, aby każda istotna współpraca biznesowa była poprzedzona podpisaniem odpowiedniej umowy o zachowaniu poufności.
Stan prawny: marzec 2024 r.
Fot.: unsplash.com