Ustawa przewiduje, że pracodawca ma obowiązek przechowywać akta pracownicze pracowników, którzy zostali zatrudnieni od 1 stycznia 2019 roku przez 10 lat, a nie jak dotychczas przez lat 50. Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji będzie możliwe z uwagi na zmianę zakresu danych przekazywanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który w oparciu o zgromadzone dane będzie mógł na bieżąco ustalać uprawnienia ubezpieczonych do wybranego świadczenia oraz jego wysokość. Dane te będą automatycznie zapisywane na koncie ubezpieczonego.
Zmiana powyższa obejmie nie tylko pracowników, lecz również ubezpieczonych zleceniobiorców, tj. osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, oraz osoby z nimi współpracujące.
Zleceniodawca, analogicznie jak pracodawca, będzie więc obowiązany do przechowywania dowodów potwierdzających pracę na podstawie umowy zlecenia przez okres 10 lat. Modyfikacja stanu prawnego w stosunku do tych podmiotów ułatwi otrzymywanie informacji niezbędnych do ustalania prawa do emerytury lub renty oraz wysokości tych świadczeń, a w razie sporów stanowić będzie materiał dowodowy w postępowaniu przed sądem.
Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji obejmie wszystkich pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy, tj. po dniu 1 stycznia 2019 r. W ich przypadku pracodawcy będą wiec przesyłać do ZUS rozszerzone imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.
W odniesieniu do pracowników, których dokumentacja pracownicza jest prowadzona na podstawie przepisów obowiązujących do 31 grudnia 2018 roku, a więc zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 roku a przed dniem 1 stycznia 2019 roku zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
Jeśli pracodawca (zleceniodawca) chciałaby skrócić ten okres do lat 10, powinien złożyć do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania za swoich pracowników (zleceniobiorców) raportów informacyjnych, zawierających informacje niezbędne do wyliczenia przysługujących im świadczeń z ZUS. Należy zwrócić uwagę, iż jeśli pracodawca zdecyduje się złożyć oświadczenie, obowiązek ich złożenia obejmie wszystkich pracowników. Nie ma możliwości złożenia raportów za tylko część pracowników, a wycofanie oświadczenia będzie możliwe najpóźniej do dnia przedłożenia pierwszego z raportów. Na złożenie raportów za wszystkich pracowników pracodawca będzie miał rok od momentu złożenia oświadczenia.
Za pracownika zatrudnionego przed dniem 1 stycznia 1999 r. pracodawca nie będzie mógł złożyć raportu informacyjnego, w związku z czym okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika będzie wynosił 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
Co istotne, dziesięcioletni okres przechowywania akt pracowniczych liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.
Od powyższych zasad ustawodawca wprowadził wyjątek, który dotyczy przechowywania akt pracowniczych w przypadku trwania postepowania sądowego, do którego załączenia akt osobowych pracownika było niezbędne. Okres przechowywania tych akt bezwzględnie przedłuża się o 12 miesięcy.
Istotny z punktu widzenia pracodawcy jest nowy obowiązek informacyjny względem pracownika, który dotyczyć będzie informacji o przechowywaniu jego akt osobowych, jak również umożliwienie mu odbioru tych akt, w terminach wskazanych w ustawie. Po zakończeniu okresu przechowywania akt pracowniczych, pracodawca powinien zawiadomić byłego pracownika, iż może, w terminie miesięcznym, odebrać akta. W przypadku niepodjęcia akt przez pracownika, pracodawca ma obowiązek je zniszczyć.